Pflichtenheft für Annahmestellen


Inhalte eines möglichen Pflichtenheftes und zusätzliche Fragen für Annahmestellen:

Datenaustausch:

  1. Rückmeldungen (Annahmebestätigung und Verarbeitungsbestätigung und zukünftige Rückmeldungen) für alle Meldeverfahren z.B. BWNC und DEUV

(für alle, vom AG gesendeten Meldungen muss die Annahmestelle eine Rückmeldungen erstellen).

  1. einheitliche Nachrichten (Aufbau und Inhalt) für Rückmeldungen, Betreff der E-Mails bei allen gleich (Annahmebestätigung und Verarbeitungsbestätigung und zukünftige Rückmeldungen)

(der Aufbau und Inhalt muss für alle Rückmeldungen fest definiert werden, es kann nicht sein, das schon in der Betreffzeile es bei 18 Annahmestellen 10 verschiedene Versionen gibt, und der Inhalt einmal mit Text, mit PDF Anhang, usw. versendet wird. Sinnvoll ist es auch, zusätzlich zu einem festen Aufbau, auch einen Datensatz (z.B. im XML Format) mitzusenden. Einheitliche Nachrichten dienen dazu diese Daten automatisiert verarbeiten zu können).

  1. Fehlendes Testverfahren; inkl. Rückmeldungen (E-Mail; Telefon; Fax)

(die Annahmestellen müssen ein festes mehrschichtiges Testverfahren einrichten, in dem der Softwareersteller die Möglichkeit besitzt, den Datenversand, die Rückmeldungen, und den Inhalt durch die Annahmestelle automatisiert prüfen zu lassen.

Eine Randbemerkung zu unserer Vorbereitung zur Systemuntersuchung im November 2005. Dabei hatten wir den neuen Datentyp BWNC mit einem Vorlaufsatz, einen BWNC Datensatz und einem Nachlaufsatz an alle Annahmestellen gesendet (Testfall Dateiname TBNAxxxx). In diesem Datensatz waren leider Fehler enthalten! Von 7 Annahmestellen kamen Rückmeldungen:

Was sollen wir mit dem Datensatz machen?

Wie können Sie Testfälle versenden ohne vorher anzurufen?

Es sind folgende Fehler enthalten (keine Annahmestelle hat alle Fehler gefunden!).

(So war es fast unmöglich, schnell und effektiv zu arbeiten.)

  1. Verschlüsselte Übertragung der Rückmeldungen bei Fehler in DEUV und BWNC bzw. zukünftige Rückmeldungen

(zurzeit gibt es Annahmestellen die Fehlermeldungen insbesondere bei DEUV unverschlüsselt übertragen; zukünftig sollten Rückmeldungen bei Fehlern elektronisch verschlüsselt gesendet werden und bei personenbezogenen Daten für eine Übergangszeit zusätzlich per Brief versendet werden).

  1. Einheitlicher Zeichensatz für Rückmeldungen

(zurzeit wird der Zeichensatz ISO8859-15 von allen Annahmestellen genutzt. Es sollte sichergestellt werden, dass dieser nicht geändert wird z.B. auf UTF-8)

  1. Vereinheitlichung der Fehlerbehandlung

(z.B. Sprung in Dateinummer: Hier kam es zu verschiedenen Reaktionen der Annahmestellen; versenden eines Fragebogen der Annahmestelle wie mit den neuen Dateien verfahren werden soll; Weiterführung mit neuer Dateinummer, Abweisung der gesendeten Meldungen).

  1. Meldesystem der Softwareersteller aus dem QM an die Annahmestelle bei falsch eingestellten Fehlern durch die Annahmestelle.

(öfters gibt es in der QM Datenbank eingestellte Fehler, die bei betrachten des Originaldatensatzes, richtig sind, z.B. Staatsangehörigkeit fehlt, obwohl diese mit 000 im DEUV Datensatz enthalten ist. Der Vorteil wäre, dass die Annahmestelle sofort eigene Fehler in den Prüfroutinen erkennen und beseitigen kann.)

Prüfungen:

  1. Einstellen der Fehlerdatensätze in die QM mit weiteren Informationen (z.B. DSKO; weitere Felder mit denen das Problem besser zu prüfen ist.)

(es ist ohne weiters möglich, ohne den Datenschutz zu missachten, dass zusätzliche Informationen zum eingestellten Fehler in der QM mitgeliefert werden. Beispielsweise kann bei Fehler DBNA036 (VONA enthält auf erster/letzter Stelle keinen Buchstaben bzw. ß) aus dem Datenbaustein DBNA das Feld VORNAME zusätzlich in die QM Datenbank der ITSG eingestellt werden)

  1. Meldungen ohne DSKO abweisen

(Es gibt noch Annahmestellen die angelieferte Dateien ohne DSKO mit dem Hinweis verarbeiten, dass der Arbeitgeber z.B. bekannt ist, oder es nur BWNC Datensätze sind. Dies kann unmöglich sein und es stellt sich die Frage warum wir als Softwareersteller uns Prüfungen unterziehen müssen wenn doch fast alle Datensätze anliefern können, auch aus vielleicht nicht geprüften Programmen heraus!)

  1. Fehler DBAN010 der Bundesknappschaft.

(Um die Qualität der Daten beim Endkunden zu verbessern, und auch Probleme im Datenbestand der BuKn aufzuspüren ist es von Vorteil dass die BuKn das falsche und das richtigen Anschriftenfeld in die QM mit übermitteln. Dies wäre ohne Weiteres Möglich da die Fehlerhafte und Richtige Anschrift in der Prüfroutine der BuKn bekannt ist.)

  1. Kernprüfprogramm für Datensätze BWNC.

  1. Offenlegung bzw. Verzicht auf eigene erweiterte Prüfungen der angelieferten Datensätze.

  1. Prod/Mod ohne gültig bis Datum (zwischen Systemuntersuchung und Pilotabschluss)

(Die Annahmestelle erhält jeden Tag durch die ITSG die aktuell Prod/Mod Datei zugestellt. Darin sollten alle gültigen Prod/Mod enthalten sein ohne gültig bis Datum. Bei Verfall einer Prod/Mod kann diese die ITSG entfernen Ausschluss bekommt jeden tag die aktuelle Prod/Mod Datei. Nach unsere Systemprüfung kam es zu Problemen mit einzelnen Annahmestellen, die unsere Datensätze ablehnten, da das gültig bis Datum fehlte, Außerdem hätte dieses Verfahren den Vorteil, das nur eine Stelle die Daten prüft und erstellt.)

Datensicherheit:

  1. Einheitliches Verfahren wie mit ‘Rückläufern’ (fehlerhafte E-Mails nach Versenden der Annahmebestätigung und Verarbeitungsbestätigung und zukünftige Rückmeldungen) verfahren wird.

  1. Offenlegung wie viele Meldungen (geschlüsselt nach Meldeverfahren) pro Annahmestelle eingehen, wie viele nicht verarbeitet und abgewiesen werden und wie viele ‘Rückläufer’ für Annahmebestätigung und Verarbeitungsbestätigung es zurzeit. aufgeschlüsselt nach Fehlerart (E-Mail Adresse falsch, Postfach voll, abgewiesen da SPAM, etc.) gibt.

  1. Einheitliches Verfahren wie mit Einträgen in Blacklisten umgegangen wird (Eintrag der E-Mail Adresse einer Annahmestelle in eine Blacklist; wie oft ist dies schon vorgekommen; wie wurde verfahren um die Mailadresse von der Blacklist zu entfernen; wie lange dauerte dies?)

  1. Für Rückmeldungen der Annahmebestätigung muss die Annahmestelle ausschließlich die E-Mail Adresse aus dem DSKO verwenden.

  1. Meldepflicht bei auftretenden internen Fehlern in der Annahmestelle

(Probleme beim Versand der Rückmails an den Arbeitgeber sollten zwingend an die ITSG gemeldet werden um alle Softwareersteller informieren zu können. Der Supportaufwand wäre dadurch geringer, da im Endkundensupport sofort eine Antwort bereit steht.).

Prüfverfahren:

  1. Welcher Personenkreis entwirft das Pflichtenheft für Annahmestellen und entwickelt es weiter?

  1. Welcher Personenkreis prüft das Pflichtenheft für Annahmestellen in der Annahmestelle? Welche Konsequenzen hat dies für eine Annahmestelle? Welche Prüfintervalle gibt es?

Seit wir uns im Frühjahr 2005 für die Systemprüfung unseres Lohnprogrammes entschieden haben (mit Erfolg im Juni 2006 bestanden) fühlen wir uns in verschiedenen Situationen ‚wie die ersten Menschen auf dem Mond’. Besonderst in Gesprächen mit Annahmestellen stellt sich heraus das dort oft mit verschiedenem Maß gearbeitet wird (siehe Testmeldungen an alle Annahmestellen; Meldungen ohne DSKO; Prod/Mod ohne gültig bis Datum; Meldepflicht bei auftretenden internen Fehlern (Mailversand nicht möglich) oder Vereinheitlichung der Fehlerbehandlung (Sprung in Dateinummer). Dies alles ist sehr zeitraubend und unbefriedigend da hier ein großer Supportaufwand in der Entwicklung und auch im Endkundensupport anfällt der durch ein Pflichtenheft für Annahmestellen reduziert werden kann. Außerdem wird der Automatisierungsgrad der Rückmeldungen erhöht und dadurch auch die Sicherheit und Qualität der Entgeltabrechnungsprogramme verbessert.

Und eine Idee haben wir noch:

Warum nur ein Pflichtenheft für Annahmestellen? Warum nicht auch für Krankenkassen. So sollte die Beitragssatzdatei für alle Krankenkassen zur Pflicht werden und vor allem sollten neue Datensätze nur für die Zukunft eingestellt werden können. Das heißt falls am 04.07.2007 ein Datensatz eingestellt werden soll ist dieser erst ab dem 01.08.2007 gültig.

Zum Abschluss noch folgende Fragen:

An wen geht diese Anfrage?

Die Anfrage geht an den AK-Systemuntersuchung bei der ITSG

Wenn man sich die Gesellschafter der ITSG betrachtet: Die Gesellschafter der ITSG sind:

AOK Beteiligungsgesellschaft mbH, Verband der Angestellten-Krankenkassen e. V., Arbeiter-Ersatzkassen-Verband e. V., Bundesverband der Betriebskrankenkassen, Bundesverband der Innungskrankenkassen, Bundesverband der Landwirtschaftlichen Krankenkassen, Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, sowie die See-Krankenkasse, dann wird die Umsetzung eines Pflichtenheftes sehr schwierig wenn nicht sogar unmöglich.

Denn zurzeit werden Gesetze durch das BMG oder BMWA erstellt, durch die gesetzlichen Instanzen verabschiedet und danach im Bereich Sozialversicherung den gesetzlichen Krankenkassen zur Umsetzung übergeben. Danach werden Besprechungsergebnisse und Rundschreiben erstellt die wir Softwareersteller umsetzen müssen. Als ‚Kontrollorgan’ dient dabei die ITSG

Wenn nun die gesetzlichen Krankenkassen das Pflichtenheft für Annahmestellen entwickeln (mit Hilfe z.B. der ITSG, etc.) und danach die ITSG als ‚Kontrollorgan’ dienen soll dann prüfen sich die Prüfer selbst.

Hier sollte der Gesetzgeber mit einbezogen werden um klar zu stellen, dass eine unabhängige Kontrollinstanz die Entwicklung und/oder Prüfung dieses Pflichtenheftes vornimmt. Dabei wäre es sinnvoll vorhandene Strukturen zu nutzen und eine Unabhängigkeit der ITSG von den gesetzlichen Krankenkassen herbeizuführen.

Was soll damit erreicht werden?

Durch die Einführung eines Pflichtenheftes für Annahmestellen wird die Automatisierung der Rückmeldungen erst möglich. Außerdem wird der Supportaufwand in der Entwicklung und im Endkundensupport für anfallende Probleme aus der QM Datenbank geringer, da direkt Informationen von den Annahmestellen / oder über die QM Datenbank bereit gestellt werden können.


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